Macam-macam Dokumen Dalam Perdagangan Internasional

Dokumen Dalam Perdagangan Internasional

Dokumen dalam perdagangan internasional adalah serangkaian kertas atau rekaman elektronik yang menjadi dasar resmi dan legal dari setiap transaksi perdagangan antarnegara. Dokumen-dokumen ini memiliki peran penting dalam memfasilitasi keberhasilan dan keberlanjutan aktivitas ekspor dan impor. Dengan menggambarkan rincian barang atau jasa yang diperdagangkan, kondisi pembayaran, dan persyaratan lainnya, dokumen-dokumen ini memberikan kerangka kerja yang jelas dan terstruktur untuk setiap tahap perdagangan.

Dokumen-dokumen tersebut melibatkan berbagai pihak, termasuk penjual, pembeli, dan lembaga pemerintah. Beberapa dokumen umum dalam perdagangan internasional melibatkan pihak ketiga, seperti bank, yang bertindak sebagai perantara pembayaran dan menjamin kelancaran transaksi.

Dokumen Dalam Perdagangan Internasional
Dokumen Dalam Perdagangan Internasional

Seiring dengan meningkatnya kompleksitas perdagangan global, pemahaman mendalam tentang jenis dokumen yang diperlukan dan cara pengelolaannya menjadi kunci sukses bagi pelaku bisnis internasional. Artikel ini akan menjelajahi berbagai dokumen dalam perdagangan internasional, merinci peran dan pentingnya masing-masing, serta memberikan pandangan yang komprehensif tentang bagaimana dokumen-dokumen ini berkontribusi pada dinamika perdagangan global.

Invoice

Dalam dunia perdagangan internasional, dokumen komersial yang sangat penting adalah invoice. Invoice ini sebenarnya seperti “nota tagihan” yang mencatat transaksi jual beli antara eksportir (penjual) dan importir (pembeli).

Invoice memiliki peran kunci karena melibatkan informasi detil mengenai transaksi tersebut. Dalam invoice, kita dapat mengetahui berapa harga yang harus dibayar oleh importir untuk barang atau jasa yang diterimanya dari eksportir. Selain itu, invoice juga memberikan gambaran tentang jenis barang yang diperdagangkan dan berapa jumlahnya.

Dengan kata lain, invoice adalah dokumen yang mengikat dan memberikan kejelasan mengenai persyaratan pembayaran dan detail barang yang diperdagangkan. Bagi importir, ini adalah panduan utama untuk mengetahui apa yang harus mereka bayar dan apa yang akan mereka terima dari transaksi perdagangan internasional tersebut. Secara umum sesuai kegunaannya invoice dibedakan menjadi 3 jenis yaitu :

  1. Proforma Invoice

Proforma invoice, sesuai dengan namanya, adalah faktur awal yang belum final. Ini berfungsi sebagai penawaran dari penjual kepada pembeli yang potensial. Tujuan dari penerbitan proforma invoice adalah untuk menyajikan proposal kepada pembeli potensial, mendorong mereka untuk melakukan pemesanan yang pasti. Jika pembeli setuju dengan syarat dan kondisi yang diuraikan dalam proforma invoice, maka akan diterbitkan kontrak penjualan, yang disertai dengan faktur komersial yang bersifat final.

  1. Faktur Komersial

Faktur komersial adalah dokumen rinci yang memberikan informasi tentang barang yang diperdagangkan dan mencakup detail tentang harga yang harus dibayar oleh pembeli. Ini berfungsi sebagai permintaan pembayaran resmi dan dianggap sebagai faktur final dalam transaksi.

  1. Faktur Konsuler

Jenis faktur seperti ini secara khusus diterbitkan oleh kedutaan atau konsulat resmi suatu negara. Di beberapa negara, faktur tetap diterbitkan oleh eksportir. Tujuan utama penerbitan faktur konsuler adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang berlaku dan memastikan bahwa tidak terjadi “dumping” terhadap barang yang diperdagangkan. Ketentuan untuk menerbitkan faktur konsuler bergantung pada kebijakan yang diambil oleh beberapa pemerintah di negara importir, sebagaimana pernah diterapkan oleh pemerintah Indonesia sebelum berlakunya Instruksi Presiden No. 4 Tahun 1985 (Hutabarat, 1994).

Daftar Pengepakan (Packing List)

Packing list merupakan dokumen vital yang kerap diminta oleh pembeli dan instansi kepabeanan. Dokumen ini memberikan rincian lengkap mengenai isi kemasan, memudahkan pemeriksaan fisik barang. Dengan adanya packing list, proses pemeriksaan oleh pejabat kepabeanan menjadi lebih efisien karena setiap kemasan telah diuraikan dengan detail mengenai jumlah dan jenis barang yang terdapat di dalamnya. Hal ini tidak hanya mempercepat proses pemeriksaan tetapi juga membantu pembeli dan instansi kepabeanan untuk memverifikasi kebenaran isi pengiriman. Packing list menjadi instrumen penting dalam transaksi perdagangan internasional, memastikan transparansi dan kelancaran alur logistik barang.

Polis Asuransi (Insurance Policy)

Polis asuransi adalah dokumen tertulis yang membuktikan pembayaran premi untuk menanggung risiko pengapalan barang dengan kapal. Dalam kontrak pertanggungan resiko, polis asuransi secara tegas menyatakan ketentuan-ketentuan perlindungan. Diterbitkan oleh perusahaan asuransi, polis ini ditujukan kepada pihak tertanggung yang memperoleh manfaat klaim asuransi.

Terbagi menjadi close policy untuk satu kali pengapalan dan open policy untuk beberapa kali pengapalan, polis asuransi memiliki tanggal jatuh tempo terbuka untuk menutup pertanggungan berulang. Ketika terjadi pengapalan, tertanggung berkomunikasi dengan perusahaan asuransi untuk membayar premi.

Polis asuransi menjadi instrumen krusial, memberikan perlindungan finansial dan kepastian terhadap risiko yang mungkin terjadi selama pengapalan barang.

Sertifikat Asuransi (Insurance certificate)

Sertifikat asuransi adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi untuk menyatakan bahwa suatu pengapalan barang telah ditanggung oleh open policy. Dalam konteks open policy, sertifikat asuransi berfungsi sebagai bukti konkret atas penutupan asuransi untuk setiap pengiriman barang. Berbeda dengan polis asuransi yang tetap berada di tangan tertanggung, sertifikat asuransi spesifik untuk setiap pengapalan.

Dengan adanya sertifikat asuransi, pihak-pihak terlibat dapat dengan jelas melihat bahwa asuransi telah diterapkan pada pengapalan tertentu. Sertifikat ini mencakup detail penting mengenai perlindungan asuransi yang diberikan pada pengiriman barang tersebut. Seiring berjalannya waktu dan pengapalan berulang, polis asuransi tetap menjadi dokumen rujukan utama untuk pertanggungan, sementara sertifikat asuransi memberikan klarifikasi spesifik untuk setiap pengiriman individual.

Surat Keterangan Asal (Certificate of origin)

Surat Keterangan Asal (SKA) diterbitkan oleh surveyor tertentu dan berfungsi sebagai pernyataan dan bukti bahwa asal barang sesuai dengan yang tercantum dalam sertifikat. Tujuan utama SKA adalah memenuhi persyaratan tarif preferensi dalam perjanjian bilateral, multilateral, atau unilateral di suatu negara (SKA-preferensi), atau karena ketentuan tertentu di suatu negara (SKA-non preferensi).

Di Indonesia, SKA menjadi dokumen wajib bagi importir dan eksportir untuk mematuhi regulasi dan mendapatkan preferensi tarif. Contohnya:

  1. SKA Form A: Digunakan untuk memperoleh preferensi atau pembebasan bea masuk dalam skema tarif Generalized System of Preferences di negara tertentu (misalnya: Kanada, Jepang).
  2. SKA Form D: Untuk membuktikan asal produk ASEAN dan mendapatkan keuntungan tarif dalam skema CEPT-AFTA.
  3. SKA Form E: Digunakan untuk memperoleh preferensi tarif dalam skema ASEAN-China FTA.

Untuk SKA-non preferensi, negara-negara tertentu mungkin mengharuskan pemenuhan aturan standar internasional untuk pengawasan dan persyaratan masuk ke wilayah mereka. SKA menjadi instrumen penting dalam perdagangan internasional, memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan memfasilitasi alur perdagangan yang lancar.

Sertitikat Pemeriksaan (Certificate of inspection)

Sertifikat pemeriksaan adalah dokumen yang mencatat hasil pemeriksaan fisik kondisi dan keadaan barang yang akan diekspor. Pemeriksaan dilakukan oleh surveyor independen atau badan resmi yang ditunjuk dan disahkan oleh pemerintah negara asal. Dokumen ini menjadi sangat penting dan selalu diwajibkan oleh importir atau pembeli di luar negeri untuk menjamin kuantitas dan kualitas barang yang diperdagangkan.

Dalam konteks ekspor, sertifikat pemeriksaan memberikan keyakinan kepada pihak pembeli mengenai keadaan sebenarnya barang yang dikirim. Persyaratan ini juga umumnya tercantum dalam kontrak L/C (Letter of Credit), di mana keberadaan sertifikat pemeriksaan menjadi salah satu kondisi untuk melaksanakan transaksi perdagangan internasional. Dengan adanya sertifikat pemeriksaan, transparansi dan keamanan transaksi dapat terjamin, memberikan kepercayaan bagi pihak pembeli terkait dengan kualitas barang yang dibeli dari luar negeri.

Sertifikat Mutu (certificate of quality)

Sertifikat mutu adalah dokumen yang diterbitkan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Industri atau badan sejenis yang diakui oleh pemerintah. Penerbitan dokumen ini umumnya menjadi persyaratan dalam kontrak L/C (Letter of Credit). Sertifikat ini mencakup hasil analisis dan uji produk di unit penelitian dan/atau laboratorium.

Departemen Perdagangan Indonesia mengatur ketentuan sertifikasi mutu untuk produk ekspor tertentu. Terdapat dua bentuk sertifikat, yaitu sertifikat kesesuaian mutu dan sertifikat produk. Sertifikat kesesuaian mutu wajib dipenuhi untuk produk ekspor seperti karet, gaplek, kopi, dan lainnya. Ini mencerminkan komitmen Indonesia terhadap standar kualitas produk yang diekspor, yang diawasi oleh otoritas yang ditunjuk.

Sertifikat mutu menjadi jaminan bagi pembeli internasional terkait kualitas produk Indonesia. Dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi mutu, transparansi, dan keamanan dalam perdagangan internasional dapat terjaga.

Sertifikat mutu pembuatan barang (Manufacturer’s Quality Certificate)

Sertifikat mutu pembuatan barang diterbitkan oleh pabrik yang memproduksi barang dan memberikan informasi tentang kualitas, kondisi, dan pemenuhan standar barang yang ditetapkan. Dokumen ini bersifat tambahan dan hanya diterbitkan jika persyaratan kontrak L/C mengharuskannya.

Sertifikat mutu ini mencerminkan komitmen pabrik terhadap standar kualitas produk yang dihasilkan. Informasi yang terdapat dalam sertifikat mencakup aspek-aspek kritis seperti hasil pengujian, kondisi barang, dan kepatuhan terhadap standar tertentu. Dalam konteks kontrak L/C, penerbitan sertifikat mutu dari pabrik menjadi persyaratan yang harus dipenuhi untuk melaksanakan transaksi perdagangan internasional.

Dengan adanya sertifikat mutu dari pabrik, pembeli memiliki jaminan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan standar yang diharapkan. Sertifikat ini tidak hanya memenuhi persyaratan kontrak tetapi juga memperkuat kepercayaan antara pihak pembeli dan pabrik, menciptakan dasar yang kuat untuk perdagangan yang transparan dan dapat diandalkan.

Sertifikat analisis (certificate of analysis)

Sertifikat analisis diterbitkan khusus untuk produk ekspor seperti bahan kimia atau obat-obatan. Dokumen ini memberikan pernyataan terperinci tentang kandungan bahan dan proporsi bahan yang terdapat dalam kemasan produk. Sertifikat ini memastikan kejelasan mengenai komposisi bahan yang digunakan.

Bagi produk-produk dengan sifat kimia atau farmasi, sertifikat analisis menjadi instrumen penting untuk memverifikasi bahwa barang yang diekspor memenuhi standar keamanan dan kualitas. Pernyataan dalam sertifikat ini memberikan jaminan kepada pihak pembeli internasional bahwa komposisi bahan sesuai dengan yang diiklankan.

Sertifikat analisis menjadi alat yang mendukung transparansi dan kepercayaan dalam perdagangan internasional, terutama dalam industri yang memiliki aturan ketat terkait dengan komposisi dan keamanan bahan.

Weight List / Weight Note / Weight certificate

Dokumen Weight Certificate diterbitkan oleh badan yang disahkan oleh pemerintah, bertanggung jawab dalam memeriksa ukuran/berat barang secara pasti. Jika eksportir yang menerbitkan dokumen tersebut, yang dikeluarkan adalah Weight List atau Weight Note. Fungsinya adalah memberikan informasi tentang berat barang yang sebenarnya.

Weight List atau Weight Note menjadi penting untuk persiapan importir. Dokumen ini membantu importir mempersiapkan alat pengangkut yang dibutuhkan saat pembongkaran dan pengangkutan barang ke lokasi tujuan. Keakuratan berat barang menjadi kunci untuk menghindari kendala logistik dan memastikan kelancaran proses impor.

Dalam konteks perdagangan internasional, dokumen ini menciptakan transparansi dan kepercayaan antara eksportir dan importir, memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang dijanjikan.

Daftar Ukuran (Measurement List)

Daftar Ukuran (Dimensional List) adalah dokumen yang berisi keterangan mengenai ukuran panjang, tebal, diameter, atau volume dari barang yang diekspor. Penerbitan daftar ukuran ini bertujuan untuk menghitung ongkos angkut dan mempersiapkan kebutuhan pengangkutan barang ke lokasi importir.

Dalam konteks perdagangan internasional, informasi yang terdapat dalam Dimensional List menjadi krusial. Data ukuran barang membantu dalam perencanaan logistik, memungkinkan importir untuk menentukan alat pengangkut yang sesuai dan menghitung biaya pengiriman dengan akurat.

Dengan adanya daftar ukuran, efisiensi dalam proses pengangkutan dapat ditingkatkan, menghindari kendala logistik, dan memastikan barang sampai pada lokasi tujuan dengan kondisi yang baik. Dokumen ini berperan dalam menciptakan transparansi dan kepercayaan antara eksportir dan importir dalam perdagangan internasional.

Update Harga Solar Industri Terbaru

Berita Terbaru

HR Specialist

JABATAN      : HR SPECIALIST LOKASI         : HEAD OFFICE PT SHA SOLO REQUIREMENTS: Pendidikan S1 Diutamakan Jurusan Psikologi Atau Hukum (jurusan Lain Dipersilahkan Melamar) Berpengalaman Di Bidangnya Min. 2

Cara Menghitung Pemakaian Solar Pada Mesin Diesel

Dalam dunia industri, pemakaian solar pada mesin diesel menjadi elemen kunci yang mempengaruhi efisiensi operasional dan biaya produksi secara keseluruhan. Menghitung dengan cermat konsumsi solar dalam mesin diesel bukan hanya

Pelabuhan Tanjung Perak : Sejarah dan Fasilitas

Pelabuhan Tanjung Perak terletak di Surabaya, Jawa Timur, Indonesia. Pelabuhan ini merupakan salah satu pelabuhan utama di Indonesia dan merupakan pusat perdagangan penting di wilayah Jawa Timur. Berdasarkan informasi yang

Pelabuhan Tanjung Priok : Sejarah dan Fasilitas

Pelabuhan Tanjung Priok, yang terletak di Jakarta, Indonesia, dibangun pada tahun 1883 oleh pemerintah kolonial Belanda. Pembangunan pelabuhan ini dimulai pada masa pemerintahan Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Jenderal Johannes van

Update Harga BBM Solar Industri HSD B35 Terbaru

Harga solar industri b35 hari ini, Penawaran harga Solar Industri HSD B35 Untuk Tanggal 15 s/d 29 Februari 2024 dengan harga Rp. 21.450 untuk wilayah 1, harga Rp. 21.450 untuk

Update Harga BBM Industri HSFO Terbaru

Penawaran harga Solar Industri HSFO Untuk Tanggal 15 s/d 29 Februari 2024 dengan harga Rp. 15.550 untuk wilayah 1, harga Rp. 15.650 untuk wilayah 2, harga Rp. 15.750 untuk wilayah

Translate »